Godkjent i ekstraordinært årsmøte 18.04.02. Endret på årsmøtet 14.3.2019.
§1 Navn
1.1 Foreningens navn er Sandøya Velforening.
§2 Formål og virkemidler
2.1 Velforeningens formål er å fremme medlemmenes felles interesse i området og virke for stedets sosiale og fysiske miljø, og beboernes trivsel og sikkerhet. Foreningen kan ta opp alle saker som kan fremme disse formål.
2.2 Foreningen er partipolitisk uavhengig
2.3 Foreningens styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker av felles interesse.
2.4 Foreningen skal ivareta stedets interesser som et hørings- og samarbeidsorgan overfor kommunen og andre offentlige instanser.
2.5 Foreningen skal søke å ivareta natur- og miljøvernhensyn i foreningens virkeområde og i den daglige drift.
§3 Velforeningens geografiske område
3.1 Velforeningens område er Sandøya.
§4 Juridisk person
4.1 Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.
§5 Medlemskap
5.1 Enhver som bor eller har eiendom, herunder hytte, innen området kan bli medlem og medlemskap fastsettes pr. husstand. Vedkommende må godta foreningens vedtekter og formål og må også betale den til enhver tid fastsatte kontingent. Medlemskapet er først gyldig fra den dag kontingenten er betalt. For å ha stemmerett på årsmøtet må kontingenten være betalt innen den fristen som styret har satt.
§6 Kontingent
6.1 Årsmøtet fastsetter medlemskontingenten som innbetales til fastsatt frist. Medlemmer som ikke har betalt sin kontingent innen regnskapsårets utgang, kan strykes etter purring.
§7 Årsmøte
7.1 Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av mars måned. Tid og sted bestemmes av styret og bekjentgjøres med minst 4 ukers varsel. Forslag må være sendt styret innen den frist som styret bestemmer. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet, og skal være tilgjengelig for medlemmene minst en uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen.
7.2 Alle foreningens medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall medlemmer som møter og alle beboere over 16 år kan avgi stemme. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivning kan skje ved fullmakt. Et medlem kan ikke ha mer enn en fullmaktstemme.
7.3 Årsmøtet behandler:
- Årsmelding
- Revisorbekreftet regnskap
- Innkomne forslag
- Planer for kommende år og budsjett, herunder fastsette kontingent
- Valg av:
- leder (særskilt valg)
- fem styremedlemmer
- to varamedlemmer
- to revisorer
- Valgkomité på tre medlemmer
- Eventuelle komitéer (arrangementskomité)
7.4 Det velges dirigent til å lede årsmøtet og en eller to referenter. Dirigenten behøver ikke være medlem i foreningen. Årsmøtets beslutninger og dissenser som forlanges protokollert – gjøres kjent for samtlige medlemmer.
7.5 Leder velges for ett år og styremedlemmene velges for to år av gangen. Ved første valg velges to styremedlemmer for ett år, slik at minst to er på valg hvert år. Det er ønskelig at minst et styremedlem representerer ungdomsgruppa. Varamedlemmer og revisorer velges for ett år. Samtlige kan gjenvelges. Ingen kan ha samme styreverv lenger enn 6 år av gangen.
7.6 Stemmegivning på årsmøtet: med mindre annet er bestemt, skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer ansees som ikke avgitt. Avstemming gjøres skriftlig dersom et medlem krever det. Valg foregår skriftlig når det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene skal ansees som ikke avgitt.
7.7 Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte som er stemmeberettigede, hvis ikke vedtektene bestemmer noe annet.
7.8 Revisorene og valgkomitéen rapporterer direkte til årsmøtet.
§8 Ekstraordinært årsmøte
8.1 Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når styret finner det påkrevet eller når minst 10 medlemmer kommer med skriftlig krav om det. Innkalling og avvikling følger samme prosedyre som ved ordinært årsmøte jfr.§7. Innkallingsfristen er minst 14 dager.
§9 Medlemsmøter
9.1 medlemsmøter avholdes når styret finner det nødvendig og skal bekjentgjøres minst 8 dager forut. Det skal avholdes minst ett medlemsmøte mellom hvert årsmøte.
§10 Velforeningens ledelse
10.1 Velforeningen ledes av et styre som er foreningens øverste myndighet mellom årsmøtene. Varamedlemmene anmodes om å møte på samtlige styremøter.
10.2 Styret skal
- iverksette årsmøtets vedtak og bestemmelser
- stå for velforeningens daglige ledelse og ivareta medlemmenes interesser overfor andre instanser
- forvalte velforeningens eiendeler/eiendom, herunder føre kontroll med foreningens økonomi
- etter behov oppnevne komitéer eller personer til å løse spesielle oppgaver
- etter beste evne søke å oppfylle foreningens formål etter gjeldende vedtekter
- representere foreningen utad
10.3 Styret holder møte når leder bestemmer eller et flertall av styremedlemmene forlanger det.
10.4 Alle saker og all korrespondanse skal legges frem på styremøtet. Styrets vedtak skal protokolleres, likeså alle dissenser som forlanges protokollert.
10.5 Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til alminnelige administrative formål og rett til å bevilge beløp til gjennomføring av vedtak på årsmøtet. Alle utbetalinger skal attesteres av leder og kasserer før utbetaling. Regnskapsåret går fra 1/1 til 31/12. Ved kassererskifte skal det overleveres et revidert regnskap.
10.6 Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styremedlemmene, deriblandt leder og nestleder, er til stede. Leder eller i hans/hennes fravær nestleder, leder styrets møter. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har fungerende leder dobbeltstemme.
§11 Vedtektsendringer
11.1 Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer og må vedtaes på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Endringen trer i kraft umiddelbart.
§12 Oppløsning. Sammenslutning. Deling.
12.1 Oppløsningen av foreningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsningen skal skje, må vedtaket gjentas med 2/3 flertall. Det kan velges et avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre, og får stilling som avviklingsstyre om intet valg foretas.
12.2 Foreningens formue skal etter oppløsning og gjeldsavleggelse tilfalle det formål foreningen arbeider for å fremme på en måte som bestemmes av årsmøtet i forbindelse med oppløsningen. Ingen medlemmer har krav på foreningens midler eller andel av disse.
12.3 Sammenslutning med andre foreninger eller deling av foreningen ansees ikke som oppløsning. Vedtak og sammenslutning/deling og nødvendige vedtektsendringer i denne forbindelse treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendringer (§11) Styret skal i denne forbindelse utarbeide en plan for sammenslutningen/delingen som årsmøtet skal stemme over. Ved sammenslutning eller deling skal det innhentes samtykke fra foreningens kreditorer.